Statuten advies-schrijfgroep

Deze statuten worden voorgelegd aan de gemeenteraad op 23/09/2020.

Doelstelling

Art. 1
In de vooropgestelde structuur wordt er gegaan naar een zo breed mogelijke vorm van participatie. Doelstelling van deze aanpak is om een model te creëren dat zo aantrekkelijk en zo laagdrempelig mogelijk is zodat zoveel mogelijk inwoners zich aangesproken voelen.

Het bestuur zal hiermee alle inwoners betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van de strategische meerjarenplanning.

3 platformen: Mens, Omgeving en Vrije Tijd

Art. 2
De gemeente Lennik richt 3 platformen op: Mens, Omgeving en Vrije Tijd waarbinnen verschillende thema’s aan bod komen.
 
Binnen elk platform zijn er verschillende organen (doe-, denk- en advies-schrijfgroepen) die nauw met elkaar in verbinding staan om uiteindelijk, indien dit wenselijk is, te komen tot een gefundeerd en breed gedragen advies dat kan worden voorgelegd aan het beleid. Ook wordt er een wisselwerking gevraagd tussen de platformen onderling.

Het digitale platform ‘Lennik aan zet’ zal hierbij het uitgangspunt zijn om deze vorm van participatie voor zoveel mogelijk mensen online toegankelijk te maken.

Daarbovenop zullen thematische inspraakmomenten met een breed publiek georganiseerd worden.

Samenstelling platform

Art. 3
Elk platform bestaat uit:

1. Doegroep(en), die ontstaan wanneer er bepaalde losstaande activiteiten moeten georganiseerd worden na oproep of uit eigen initiatief.
2. Denkgroep(en), die samenkomen rond een welbepaald onderwerp, thema of probleemsituatie. Deze groep werkt mee een visie uit, reikt nieuwe ideeën aan, bedenkt
   oplossingen voor problemen, plannen, enz. Zij komen samen na oproep of uit eigen initiatief.
3. Een advies-schrijfgroep, die schriftelijk advies uitbrengt over het beleid op vraag van het bestuur of op eigen initiatief van maximum 14 personen verkozen door de
   ingeschreven deelnemers van het platform. Hierbij is ten hoogste twee derde van de leden van hetzelfde geslacht en maken zowel verenigingen (geen vast individu) als
   individueel geïnteresseerden deel van uit.
4. Een online platform.
5. Een raad/raden die decretaal verankerd is/zijn.
6. Ondersteunende gemeentelijke dienst(en).
7. Het (gemeente)bestuur.

3 advies-schrijfgroepen: Mens, Omgeving en Vrije Tijd

Art. 4
De advies-schrijfgroep vertegenwoordigt alle ideologische en filosofische strekkingen en formuleert - hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek- van een advies op basis van de input die ze ontvangen vanuit de administratie, uit één van de denkgroepen, uit het online platform, …

Art. 5
Elke Lennikse inwoner -geregistreerd voor één of meerdere platform(en)- kan zich kandidaat stellen om deel uit te maken van één of meerdere advies-schrijfgroep(en) en krijgt daarbij 1 stem om de advies-schrijfgroep te verkiezen.

Art. 6
De advies-schrijfgroep wordt verkozen voor een periode van 2 jaar. Wijzigingen in de samenstelling ervan worden ter kennisgeving voorgelegd aan het College van burgemeester en schepenen. Er komt een einde aan het lidmaatschap van de advies-schrijfgroep:

1. Door het ontslag van de betrokkene zelf.
   Dit dient schriftelijk meegedeeld te worden aan de administratie.
2. Door het opnemen van een politiek mandaat.
3. Door het opnemen van een lokaal ambt binnen de gemeente Lennik.
4. Bij overlijden.
5. Na duidelijke inactiviteit van het lid.

De advies-schrijfgroep wordt verkozen door de personen die zich kandidaat gesteld hebben voor één of meerdere advies-schrijfgroepen. Indien er meer dan 14 kandidaten zijn, zal er een geheime stemming plaatsvinden.

Art. 7
Personen met een politiek mandaat kunnen geen lid zijn. De bevoegde schepen en/of bevoegde ambtenaar kunnen aanwezig zijn om bepaalde dossiers toe te lichten, maar ze hebben geen stemrecht.

Art. 8
Er worden geen specifieke functies aangeduid. Er wordt gewerkt met tijdelijke trekkers afhankelijk van het thema.

Art. 9
Advies vragen:
Het bestuur zal de adviesvragen schriftelijk met een vast sjabloon stellen:

1. Een duidelijke omschrijving van de concrete vraag.
2. Opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee moet rekening
   gehouden worden.

De advies-schrijfgroep krijgt alle mogelijke info ter beschikking via de administratie die vereist is voor de opmaak van het advies binnen een redelijke termijn, tenzij er gegronde bezwaren zijn.

Het gemeentebestuur zal steeds minimaal een termijn van zes weken geven te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de adviesvraag. Om uitzonderlijke redenen of hoogdringendheid kan het gemeentebestuur deze termijn op gemotiveerd verzoek inkorten. In onderlinge afspraak kan de termijn ook verlengd worden.

Art. 10
Advies uitbrengen:
De advies-schrijfgroep zal de adviezen die gevraagd worden steeds schriftelijk en via een vast sjabloon bezorgen aan de administratie met volgende rubrieken:

1. Hoe het advies tot stand is gekomen met een duidelijke opgave van welke betrokkenen op welke manier werden geraadpleegd.
2. Welke motivering geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies.
3. Welk standpunt de advies-schrijfgroep inneemt, met vermelding van afwijkende meningen of van minderheidsstandpunten.

Art. 11
Beantwoording adviezen:
Het gemeentebestuur zal binnen een termijn van 4 weken te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het gemeentebestuur toekwam, een schriftelijk gemotiveerd antwoord bezorgen aan de advies-schrijfgroep. Eventuele afwijkingen op het uitgebrachte advies zullen eveneens gemotiveerd worden. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het gemeentebestuur binnen de 2 weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord volgt. 

Art. 12
De gemeenteraad verzekert via dit orgaan de betrokkenheid en de inspraak van burgers en verenigingen.